Rundmails, die über das Dezernat IT versendet werden sollen, müssen folgende Anforderungen erfüllen:
Rundmails werden nur für Hochschulangehörige versandt.
Rundmails für Studierende benötigen die Genehmigung / Bestätigung durch die Fachprofessor*innen oder Fachvorgesetzten.
Wir verschicken Rundmails möglichst zeitnah und direkt, wir nehmen keine Terminvorgaben für den Versand entgegen.
Verlässliche Zeiten für den Rundmailversand sind:
Montag - Donnerstag 9:00 - 15:30 Uhr
Freitag 9:00 - 12:00 Uhr
Bitte bestimmen Sie die Gruppen, denen die Rundmail zugestellt werden soll. Es gibt:
- Auszubildende
- Lehrbeauftragte
- Mitarbeiter*innen
- Professor*innen
- Studierende
sowie
- „alle“
Es muss eine aussagekräftige Betreffzeile geben.
Die Rundmail beginnt mit einer Anrede.
Bitte beachten Sie, dass Rundmails nur im reinen Text-Format versendet werden.
Auch die Schriftart ist fest. Fettschrift, kursive Zeichen, Unterstreichungen oder Durchstreichungen sind nicht möglich. Ebenfalls funktionieren keine „geschützten Leerzeichen“ (an denen Word diese Worte beim Zeilenumbruch nicht trennt), keine „geschützten Bindestriche“ oder „mögliche Trennstriche“. Auch keine „neue Zeile“ (aus World als [Shift]+[Return] bekannt) ist möglich.
Diese Zeichen werden gelöscht. Dadurch kann ein Text, der mittels dieser Hilfsmittel in Word strukturiert erstellt wurde, anschließend als eine einzige Zeile rauskommen, in der sogar einige Worte ohne Leerzeichen hintereinanderstehen.
Ebenfalls gibt es nur den einfachen Absatzabstand und keine Absätze mit 1,5 oder 2-fachem Abstand (wie in der Word-Standart-Vorlage „Standard“).
Auch funktionieren keine integrierten Links, die URL muss in Klartext angegeben werden.
Bilder können ebenfalls nicht im Text eingebettet sein. Sie können nur als Anhang mitgeschickt werden. Die Gesamtgröße aller Anlagen darf 5 MB nicht überschreiten.
Wir empfehlen, den Text der Rundmail mit dem Notepad/Editor auf Windowssystemen oder mit Textedit auf Macs zu erstellen und anschließend in das Mailprogramm zu kopieren.
Aus der Signatur muss (mindestens) eine Person von der HBK als Autor*in/Verfasser*in der Mail klar hervor gehen.